Por que este PDF não é aceito como PDF/A

PDF/A é uma variante do PDF pensada para arquivamento de longo prazo. A ideia é que o documento continue sendo exibido daqui a décadas exatamente como hoje, sem depender de nada que esteja fora dele.

Daí vêm as regras: todas as fontes precisam estar embutidas no arquivo, as cores precisam de um perfil declarado, e o documento não pode conter criptografia, JavaScript ou conteúdo que dependa de programa externo. Um PDF comum quebra qualquer uma dessas condições sem que ninguém perceba.

Órgãos que exigem PDF/A o fazem por causa de arquivamento: o processo administrativo tem prazo de guarda longo, e um documento que deixa de abrir corretamente daqui a quinze anos é um problema jurídico, não apenas técnico.

O mais comum é o arquivo simplesmente não se declarar PDF/A. A declaração fica nos metadados XMP, e ela só é gravada quando quem exporta escolhe o modo PDF/A. Salvar como PDF pela via normal produz um arquivo perfeitamente válido que não é PDF/A.

Em seguida vêm as fontes. Fontes padrão como Helvetica, Arial e Times costumam ser referenciadas sem serem embutidas, porque o leitor tem alguma parecida instalada. PDF/A não admite isso: o arquivo precisa carregar a fonte.

Perfil de cor de saída é o terceiro. Sem ele, não há como garantir que a cor de hoje seja a cor de amanhã. O modo PDF/A acrescenta o perfil automaticamente.

No LibreOffice, use Arquivo, Exportar como PDF, e marque a caixa de arquivamento PDF/A na primeira aba. É o caminho mais confiável e não custa nada.

No Microsoft Word, use Salvar como, escolha PDF, abra as Opções e marque a conformidade com PDF/A.

Num digitalizador ou aplicativo de digitalização, procure a opção de formato de saída: muitos oferecem PDF/A diretamente, e escolher lá evita uma conversão depois.

Convertendo um arquivo que já existe, o resultado depende do que está faltando. Se a fonte original não estiver disponível na máquina, a conversão vai substituí-la, e o documento muda de aparência. Por isso vale mais gerar em PDF/A desde a origem do que corrigir depois.

Converter para PDF/A de verdade significa reescrever o documento: embutir fontes que não estão nele, anexar perfil de cor, normalizar transparência. As implementações maduras disso que rodam no navegador derivam de projetos sob licença AGPL, e a suíte de ferramentas deste site já optou por não incorporar bibliotecas nesse regime.

A alternativa seria oferecer uma conversão superficial, que grava a declaração nos metadados sem corrigir o conteúdo. O arquivo passaria a dizer que é PDF/A e continuaria sendo reprovado por um validador sério, o que é pior do que não converter: dá uma falsa segurança bem no momento em que a pessoa vai protocolar.

Por isso a escolha foi conferir e explicar, apontando o caminho no programa de origem, que é onde a conversão de fato funciona.